Spendanalys är ett framväxande område som strävar efter att maximera affärsvärde genom att identifiera utgifter för alla avdelningar i en organisation. En spendanalys används ofta som ett strategiskt hanteringsverktyg för att få insikt i hur man spenderar eller inte spenderar, hanteras i en organisation. Detta görs genom att spendera tid med varje avdelning med jämna mellanrum, följa de anställdas dagliga och veckovisa aktiviteter, granska dokument och kvitton för den avdelningen och jämföra dessa data med planerade budgetar. Om det finns skillnader mellan planerade utgifter och faktiska utgifter kan åtgärder vidtas för att justera utgiftsprioriteringar och kontrollera utgifter. spendanalys gör det också möjligt för företag att identifiera möjligheter till förändringar som kan vara ekonomiskt fördelaktiga.
En spendanalys kan användas i alla organisationer, men det finns specifika krav för varje typ av verksamhet. I ett stort företag kan det omfatta hela verksamheten, från marknadsföring till kundservice och produktion. I en sådan situation skulle en spendanalys identifiera områden för förbättring av specifika funktioner, såsom kundservice, marknadsföring eller produktion. Dessutom skulle denna typ av analys vara mest användbar när man undersöker relationerna mellan olika affärsenheter inom organisationen. Sådana relationer kan vara: leverantör / återförsäljarrelationer eller mellan olika platser (till exempel butiksfrontbutiker).
I denna metod med en enda källa fokuseras på den enda enhet som är produkten eller levereras. Till exempel, om man analyserade detaljhandeln, skulle utgiftsdata sannolikt endast återspegla den enskilda butiken eller butiksgruppen ensam. Medan man analyserar detaljhandelsköp genom att titta på varje enskild butik kan resultaten vara ofullständiga, eftersom varje butiksägare skulle skilja sig åt i sin affärsmetod. När man analyserar utgifter per avdelning skulle en strategi med flera avdelningar troligen vara mer lämplig, eftersom varje avdelning skulle ha sin egen unika uppsättning utgiftsdata och metod för att utföra sin egen funktion.
Ett annat exempel på hur man analyserar företags utgiftsmönster är att använda programvaran för spendanalys som tillhandahålls av fakturabildföretag. Dessa företag tillåter vanligtvis företagsägare att ladda ner sina fakturor så att nödvändiga utgiftsdata kan analyseras. Programvaran möjliggör enkel jämförelse av enskilda fakturor efter avdelning eller plats, vilket gör det möjligt för företagsägaren att se var ändringar måste göras för att förbättra tjänsten, öka lönsamheten eller minska kostnaderna. Denna typ av analys kan ge värdefull inblick i varför en viss avdelning underpresterar eller varför en viss plats ser tillväxt. Genom att ge information om plats, trender och trender över hela organisationen blir det lättare att hitta svaga områden som behöver uppmärksamhet och vidareutveckling.
En spendanalys ger en annan viktig fördel: den ger syn på ledningens förståelse för sina egna och kundens behov. Ofta kommer ett företag att göra ett medvetet försök att tillhandahålla utmärkt kundservice, men spendera en enorm mängd resurser för att övervaka och spåra utgifterna. Synligheten för hur dessa utgifter mäts, granskas eller övervakas ger chefer värdefull inblick i effektiviteten av dessa ansträngningar. Utan denna synlighet, riskerar företag att de gör investeringar som inte bara är ineffektiva utan kan vara kontraproduktiva mot deras långsiktiga mål.
En spendanalys är inte bara en redovisningsövning. Företag måste förstå att det är ett effektivt verktyg som kan ge en betydande mängd insikt i hur ett företag spenderar pengar. Företagen måste också kunna utföra analysen inom sina egna ramar för policyer, förfaranden och ersättningssystem. Dessutom måste företag vara bekväma med att dela denna information med externa intressenter, till exempel externa revisorer. Det är när ett företag använder sina verktyg på det här sättet att det blir effektivare för att uppnå sina mål och förbättra sin resultat.